På en av mina tidigare arbetsplatser hade vi en utmaning när det gällde den interna kommunikationen; vi hade inte ordning på kanalerna. Syftet med kanalerna var otydligt, informationen var utspridd och få visste vart de skulle vända sig för att hitta det de behövde. Det var också oklart var, när och hur vi strukturerat pratade med varandra, det vill säga när vi hade utrymme för dialog och diskussion.
Det som skulle ha hjälpt mig, som kommunikatör, i den situationen hade varit en kanalstrategi. Är det vad ni också behöver? Look no further! Jag har sammanställt vad ni behöver göra för att ta fram just en sådan. Kryddat med några tips.
Struktur över kanalerna ger dig bättre förutsättningar att lyckas med internkommunikationen
Innan vi drar igång vill jag räkna upp några vinster med en kanalstrategi om det är så att du behöver motivera eller sälja in varför den behövs (jag vet av egen erfarenhet att det kan behövas…).
Kanalstrategin
🟣 är en av nycklarna för att ta kontroll över den interna kommunikationen och göra den mer effektiv
🟣 hjälper dig att skapa struktur och tydlighet så att du kan undvika förvirring och se till att rätt information når rätt personer
🟣 visar på ansvarsfördelning och vem som äger vilken kanal
🟣 tydliggör för medarbetarna hur ni kommunicerar internt och vad de kan förvänta sig i de olika kanalerna vilket gör det lättare för dem att hålla sig up to date.
Så här kan du skapa en kanalstrategi
Jamen då drar vi igång!
- Inventera kanalerna
Ta ett varv i organisationen och prata med kollegor från hela företaget, inklusive ledningen, för att skapa en heltäckande bild av vilka kanaler de använder, hur de använder dem och vad de delar i dem. Fråga också vad dina kollegor behöver och vill ha mer av i den interna kommunikationen. - Strukturera och välj kanaler
När du har inventerat kanalerna strukturerar du upp dem. Med papper och penna, på whiteboard eller i datorn (whiteboard är min favorit!). Identifiera vilka kanaler ni ska fortsätta använda, vilka ni ska ta bort och om ni behöver lägga till några nya. Utgå från syftet med er internkommunikation och vilken roll kommunikationen har i er organisation. Vilka kanaler stöttar bäst syftet och det resultat ni vill ha i kombination med hur medarbetarna använder kanalerna? Se till att ni har kanaler för både information och kommunikation. Se till att det finns minst en kanal för varje avdelning; medarbetare “på golvet” som inte har tillgång till datorer, var får de information och möjlighet att kommunicera? Ta också med i beräkningen hur mycket resurser ni har för att hinna med kanalerna (hellre färre kanaler som ni gör riktigt bra än många halvdana). - Sätt upp riktlinjer
Skapa tydliga riktlinjer för syftet med varje kanal och vad ni ska kommunicera i dem. Det hjälper till att undvika förvirring och säkerställer att rätt information når rätt person. Var specifik med vilken typ av information som passar bäst i varje kanal och var tydlig med att all information inte ska finnas i alla kanaler – det skapar mer brus än nytta. - Visa exempel
Om du har möjlighet, visa exempel på hur ett anpassat innehåll för de olika kanalerna kan se ut. Detta underlättar för den som ska skapa innehåll för kanalen men också för medarbetarna att förstå hur en kanal fungerar. - Gör ägarskapet över kanalerna tydligt
Är det något jag lärt mig genom åren så är det att det måste vara tydligt vem som ”äger” varje kanal. Genom att göra ägarskapet för varje kanal tydligt underlättar du det fortsatta arbetet att tydligt definiera ansvar och roller för varje kommunikationskanal. - Bestäm frekvens
Bestäm hur ofta ni ska kommunicera i varje kanal. En del kanaler kanske kräver daglig uppdatering medan andra fungerar bättre med veckovis eller månatlig kommunikation. Anpassa frekvensen efter kanalens syfte och målgruppen. - Sätt en budget för varje kanal
Olika kanaler har olika kostnader, och genom att ha en budget kan du prioritera och fördela resurser på ett strategiskt sätt. Var realistisk med budgeten och utvärdera efterhand vilka kanaler som ger mest värde för pengarna. - Prata om och gör kanalstrategin tillgänglig
Gör kanalstrategin känd i organisationen och se till att medarbetarna lätt kan ta del av den. Det är särskilt bra att visa den i en onboardingprocess när nya medarbetare försöker navigera och hitta rätt.
Lycka till med din kanalstrategi!
Om du vill ha hjälp att ta fram eller bolla din kanalstrategi med någon – välkommen att höra av dig. Du kan antingen mejla mig eller boka en tid direkt i min kalender. Jag bjuder på 30 minuter kostnadsfri rådgivning.
Och du, om du vill ha mer kunskap inom internkommunikation, varför inte signa upp dig för mitt e-brev? Där delar jag regelbundet med mig av tips och kunskap som kan hjälpa dig att bli ännu bättre på ditt jobb som (intern)kommunikatör. Fyll i dina uppgifter i formuläret så kommer första mejlet på direkten 😊
