Är din organisation duktig på intern kommunikation? Vet ni eller tror ni? Känner du att ni gör kommunikationsinsatser bara för att, utan att veta om de skapar verklig effekt?
Många organisationer lever i tron att de har stenkoll på sin interna kommunikation, tills de gör en utvärdering och inser att medarbetarna kanske inte riktigt håller med. Den här artikeln handlar om hur du kan utvärdera er interna kommunikation och få till en handlingsplan som gör att ni jobbar smartare och mer effektivt med kommunikationen.
Utvärdera den interna kommunikation för att kommunicera mer effektivt
För att veta om er kommunikation faktiskt gör nytta behöver ni förstå hur den upplevs. Här pratar vi inte bara om hur ni tror att den upplevs, utan vad medarbetarna verkligen upplever. En effektiv metod för att ta reda på om er interna kommunikation når fram och uppfyller sitt syfte är att genomföra en utvärdering – att lyssna på medarbetarna och andra interna intressenter för att förstå vad som fungerar bra och mindre bra.
I mitt tycke är medarbetarna organisationens viktigaste ambassadörer. Deras förmåga att kommunicera med omvärlden är avgörande för att ni ska kunna bygga ett starkt varumärke och nå framgång. Av den anledningen är det viktigt att skapa så goda förutsättningar som möjligt för dem att kunna leverera i sina roller, vilket inte bara men till stor del sker genom kommunikation.
Börja med att sätta ett tydligt syfte
Börja med att fastställa varför du vill genomföra utvärderingen och vad syftet är. I min värld är internkommunikation inte bara ”nice to have”, den är avgörande för att ni ska kunna nå era affärsmål, bygga en stark kultur och ett ännu starkare varumärke. Vad behöver du ta reda på för att veta om det internkommunikationen bidra till det? Finns det något särskilt som ni vill verifiera, exempelvis hur något är eller inte är?
Få koll på hur den interna kommunikation sker idag
Innan du börjar utvärdera är det bra att få en tydlig bild av hur er kommunikation sker idag. Om du inte redan gjort det; rita upp hur ert kommunikationssystem ser ut. Vad pratar ni om i den interna kommunikationen och i vilka kanaler – hur ser flödet ut?
Bestäm hur du vill genomföra utvärderingen
Nästa steg är att bestämma hur utvärderingen ska genomföras. Vad du väljer kan bero på vilka resurser du har tillgång till, både för själva genomförandet och för analysen av underlaget.
- Ska du samla in både kvalitativ (intervjuer, fokusgrupper, workshops, observationer) och kvantitativ (enkäter, statistik och andra siffror) data eller bara en utav dem? Min erfarenhet är att båda tillför värde, den kvalitativa datan ger ofta en bättre förståelse för den kvantitativa.
- Vilka ska delta i utvärderingen och på vilket sätt? Ska hela organisationen få svara på en enkät samtidigt som några från varje avdelning eller olika nivåer intervjuas eller ingår i en fokusgrupp?
- Är utvärderingen en engångsgrej eller ska den upprepas med jämna mellanrum?
- När det passar bäst att genomföra utvärderingen och hur lång tid det får det ta?
- Vad du ska göra med underlaget när utvärderingen är genomförd?
Bestäm frågor
Utifrån ditt syfte och hur du vill genomföra utvärderingen bestämmer du vilka frågor du ska ställa. Vilka frågor behöver du ställa och hur ska du formulera dem för att få fram det du behöver veta för att utvärderingen ska uppfylla sitt syfte?
Tips
- Om du planerar att upprepa utvärderingen är det en bra idé att fundera på vilka frågor som alltid ska återkomma för att du enkelt ska kunna se förändringar över tid.
- Testa dina enkätfrågor på några personer innan du kör igång den slutliga enkäten för att kolla att frågorna är tydligt formulerade och tolkas så som du avser. Om du märker att någon fråga behöver en kompletterande beskrivning lägger du till det.
- När du planerar dina intervjufrågor; kombinera öppna frågor som ger djupare insikter med slutna frågor för att kunna mäta och analysera specifika aspekter.
Vem ska genomföra utvärderingen?
En viktig fråga är vem som ska genomföra utvärderingen – ska det vara ert interna kommunikationsteam eller någon extern? Det finns inget rätt eller fel, det handlar om vad som funkar bäst för er. Tänk på teamets kompetens, era resurser och hur bekväma medarbetarna är med att dela sina åsikter. Ibland kan man få mer ärlig feedback från en extern part.
Fundera också på om det interna teamet kan hantera kritik utan att ta det personligt. Ett alternativ kan vara att låta ert team sköta enkäter, medan en extern part tar hand om intervjuer och fokusgrupper. Eller varför inte samarbeta med HR?
Berätta att ni utvärderar den interna kommunikationen
Berätta för alla i organisationen att ni planerar att utvärdera den interna kommunikationen och förklara varför. Det är viktigt att de förstår syftet och hur resultatet kommer att användas. Uppmuntra också medarbetarna att dela sina tankar under utvärderingens gång om de kommer på något de vill lyfta.
Analysera och sammanställ underlaget
När ni har samlat in all data är det dags att sätta tänderna i analysen. Leta efter mönster och trender i svaren. Genom att dra slutsatser formar du en tydlig bild av nuläget för den interna kommunikationen och kan utifrån det ge rekommendationer till en handlingsplan. Vad funkar bra? Vad behöver förbättras? Håll handlingsplanen enkel och fokusera den till 3-5 aktiviteter. Tänk lågt hängande frukter – sånt som går snabbt att fixa och som ger snabba resultat – och mer långsiktiga insatser som ger långsiktiga förbättringar.
Sammanställ resultatet i en rapport, i en presentation eller som en SWOT.
När ni har resultaten klara, se till att dela dem med de viktigaste intressenterna först, och sedan med hela organisationen. Om det är möjligt, kommunicera gärna handlingsplanen och vilken tidsperiod den sträcker sig över.
Utvärdera utvärderingen
Kom ihåg att även utvärdera själva utvärderingsprocessen! Vad lärde ni er på vägen? De insikterna kan ni använda nästa gång ni gör en liknande utvärdering för att hela tiden bli bättre.
Att utvärdera internkommunikationen är en investering
Att utvärdera den interna kommunikation kräver både tid och resurser, men det är en investering som kommer att löna sig. Genom att planera och genomföra en ordentlig utvärdering får ni en tydlig bild av hur väl kommunikationen fungerar och vad som kan förbättras. Ni slipper gissa er fram och har istället ett konkret underlag att arbeta utifrån.
När tog du senast tempen på kommunikationen i din organisation?
Vill du ha hjälp med just det – hör av dig 🙋🏼♀
PS.
Jag har sammanställt blogginlägget som en checklista du kan använda för att diskutera en utvärdering av den interna kommunikationen i din organisation, eller som underlag för planering av din utvärdering. Varsågod!
