Behöver du tydliggöra vilka du behöver kommunicera med, vad du behöver säga, hur du gör det och när du gör det? Då ska du kartlägga ditt kommunikationsystem! Det kanske låter klurigt men med lite hjälp på vägen har du snart koll på ditt alldeles egna kommunikationssystem.
I kommunikationssystemet
➡️ inventerar du dina olika kanaler
➡️ skriver du ner vad kanalerna har för syfte och när du använder dem
➡️ anger du vilka du når genom de olika kanalerna
➡️ planerar du hur ofta du ska kommunicera i de olika kanalerna.
Gör så här
Tänk dig in i en vanlig arbetsvecka och rita upp den interaktion som du har med andra.
- Vilka kommunicerar du med? Det kan vara både internt och externt.
- Hur kommunicerar du med dem? Det kan vara muntligt, skriftligt, digitalt. Exempelvis spontana möten, planerade möten, telefonsamtal, e-post.
Fundera på vad ni pratar om och när.
- När pratar ni om vad? När pratar ni exempelvis om mål och vision eller verksamhetsplanering?
- När ger och får du feedback?
- Vilka kanaler använder du till vad?
- Vad är ren information och vad är kommunikation?
Ta nu din ritning och fundera på hur du kan strukturera upp detta i ett system där du anger kanal, målgrupp, syfte och frekvens. Gör en tabell i exempelvis ett Word-dokument eller ladda ner min färdiga mall. Nu har du ritat upp ditt kommunikationssystem!
Utvärdera, testa och utvärdera igen
När du får en överblick över din kommunikation, fundera på vad du ser?
- Är det något du behöver förändra?
- Kan du bli tydligare?
- Kan du kommunicera mer effektivt eller kanske mer effektfullt?
- Finns det någon kanal du ska sluta använda?
- Finns det någon målgrupp du missat?
Utvärdera, testa och utvärdera igen.
Kommunikationssystemet går att använda individuellt, i grupp (t.ex. ledningsgruppen), för en avdelning eller en organisation. Vill du ha hjälp att kartlägga och utvärdera ditt eller din organisations kommunikationssystem? Hör gärna av dig!
